Honorarnote & Kostenrückerstattung Physiotherapie – Was muss draufstehen?

Als Wahltherapeut:in in Österreich können deine Patient:innen einen Teil der Therapiekosten von der Krankenkasse erstattet bekommen – vorausgesetzt, deine Honorarnote enthält alle nötigen Angaben. Dieser Ratgeber erklärt die Pflichtangaben, den Einreichweg und häufige Fehler.

Was ist die Kostenrückerstattung für Wahltherapeut:innen?

Gesetzlich Krankenversicherte (z. B. ÖGK) können Physiotherapie bei Wahltherapeut:innen in Anspruch nehmen und einen Teil der Kosten erstattet bekommen. Die ÖGK erstattet in der Regel einen Prozentsatz ihres eigenen Kassentarifs – nicht einen Prozentsatz deines Honorars. Voraussetzung: eine ärztliche Verordnung liegt vor, die Behandlung ist abgeschlossen und vollständig bezahlt, und die Honorarnote enthält alle nötigen Angaben. Andere Versicherungsträger (BVAEB, SVS u. a.) haben eigene Regelungen – die genauen Konditionen bitte direkt beim jeweiligen Träger erfragen.

Als Wahltherapeut:in bist du nicht direkt mit der Kasse abgerechnet. Deine Patient:innen bezahlen die Rechnung zuerst selbst und reichen sie dann bei ihrer Kasse ein.

Pflichtangaben auf der Honorarnote (Checkliste)

Die folgenden Angaben sind nach aktuellem Kenntnisstand nötig, damit eine Honorarnote für die Kostenrückerstattung anerkannt wird. Quellen: §11 UStG, ÖGK-Krankenordnung §37, WAHonline-Richtlinien (Sekundärquellen, ohne Gewähr).

• ✅
  Name und Anschrift der Therapeut:in

  Vollständiger Name, Berufsbezeichnung (z. B. „Physiotherapeutin"), Praxisadresse
  Pflicht
• ✅
  Name und Anschrift des Patienten / der Patientin

  Vollständiger Name; Adresse empfohlen für Wahlarzt-Einreichungen
  Pflicht
• ✅
  Sozialversicherungsnummer (10-stellig)

  Pflichtfeld für die Einreichung via WAHonline; bei Papier-Einreichung praktisch notwendig
  Pflicht
• ✅
  Fortlaufende Rechnungsnummer

  Lückenlose Nummerierung pro Therapeut:in (§11 UStG)
  Pflicht
• ✅
  Rechnungsdatum

  Datum der Rechnungsausstellung
  Pflicht
• ✅
  Datum und Art jeder Behandlungseinheit

  Pro Einheit: Datum, Beschreibung der Leistung, Dauer in Minuten – keine Pauschalbeträge
  Pflicht
• ✅
  Einzelbetrag je Einheit + Gesamtbetrag

  Die Kasse akzeptiert keine Pauschalen; jede Einheit muss einzeln ausgewiesen sein
  Pflicht
• ✅
  Hinweis auf Steuerbefreiung (§6 Abs. 1 Z 19 UStG)

  Physiotherapeutische Leistungen sind umsatzsteuerbefreit; der Befreiungshinweis muss auf der Rechnung stehen
  Pflicht
• ✅
  „Bezahlt"-Vermerk mit Zahlungsdatum

  Die Kasse erstattet nur vollständig bezahlte Rechnungen; ohne Bezahlt-Stempel und -Datum wird abgelehnt
  Pflicht
• ⚠️
  Ärztliche Verordnung (Datum, Name des Arztes)

  Die Verordnung ist Voraussetzung der Erstattung; sie muss vorgelegt werden (als Beilage), muss aber nicht zwingend auf der Honorarnote stehen
  Wichtig
• ⚠️
  Berufsbezeichnung / Berufsberechtigung

  Empfohlen: z. B. „Physiotherapeutin, MTD-Diplom" oder Registrierungsnummer PhysioAustria
  Wichtig

Schritt für Schritt: So reichen Patient:innen die Honorarnote ein

1. Ärztliche Verordnung sicherstellen – Patient:in holt vor der ersten Einheit eine Verordnung bei einem Arzt oder einer Ärztin. Ohne gültige Verordnung keine Erstattung.
2. Behandlung abschließen und Honorarnote ausstellen – Du stellst nach jeder Einheit oder nach einem Behandlungszyklus eine vollständige Honorarnote aus (mit allen Pflichtangaben, s. o.).
3. Rechnung vollständig bezahlen – Patient:in bezahlt die Rechnung (Bar, Überweisung oder Karte). Erst danach trägst du das Bezahlt-Datum ein und übergibst die Honorarnote.
4. Einreichen bei der Kasse – Mögliche Wege (je nach Kasse unterschiedlich, ohne Gewähr): (a) Online über mein.oegk.at oder die ÖGK-App, (b) direkt am Schalter der Krankenkasse, (c) per Post. Verordnung + Honorarnote beilegen. Für den aktuell schnellsten Weg die eigene Kasse direkt anfragen.
5. Erstattung erhalten – Die Kasse erstattet einen Teil ihres eigenen Kassentarifs (nicht einen Teil deines Honorars). Die Differenz trägt die Patient:in selbst. Für den genauen Erstattungsbetrag ist die jeweilige Kasse zuständig.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

„Unbezahlte Rechnung eingereicht"

Die Kasse erstattet nur vollständig bezahlte Rechnungen. Stelle Honorarnoten mit Bezahlt-Vermerk erst aus, nachdem du das Geld erhalten hast. In Praxly passiert das automatisch, wenn du den Status auf „Bezahlt" setzt.

„Sozialversicherungsnummer fehlt"

Ohne 10-stellige SVNr läuft die Einreichung bei WAHonline gar nicht an. Frage die SVNr beim ersten Kontakt ab und trage sie im Patientenprofil ein.

„Pauschalbetrag statt Aufschlüsselung"

Schreibe nicht nur „Physiotherapie € 240" für 4 Einheiten. Jede Einheit braucht ein Datum, eine Leistungsbeschreibung und einen Einzelpreis.

„Verordnung fehlt oder ist abgelaufen"

Eine ärztliche Verordnung ist meistens auf eine bestimmte Anzahl Einheiten und einen Zeitraum beschränkt. Stelle sicher, dass deine Patient:innen rechtzeitig eine neue Verordnung holen, bevor der Zeitraum abläuft.

Praxly erstellt konforme Honorarnoten automatisch

Praxly ist eine Praxissoftware speziell für Physiotherapie in Österreich. Jede Honorarnote, die du in Praxly erstellst, enthält automatisch:

• Alle Pflichtangaben nach §11 UStG
• Aufschlüsselung nach Datum und Leistung
• Hinweis auf Steuerbefreiung §6 Abs. 1 Z 19 UStG
• Bezahlt-Vermerk mit Zahlungsdatum, sobald du die Zahlung einträgst
• Download als PDF – bereit zur Einreichung bei der Kasse

Weitere Ratgeber

• Ärztliche Verordnung für Physiotherapie in Österreich: Gültigkeit, Bewilligung & Erstattung
• Praxissoftware für Wahl-Physiotherapeut:innen: 8 Kriterien für die richtige Wahl