Praxissoftware für Wahl-Physiotherapeut:innen: 8 Kriterien für die richtige Wahl
Als Wahl-Physiotherapeut:in arbeiten Sie ohne Kassenvertrag: Patient:innen zahlen selbst und reichen die Honorarnote bei ihrem Träger ein. Das stellt andere Anforderungen an eine Praxissoftware als im Kassenbetrieb. Diese acht Kriterien helfen beim Vergleich – unabhängig davon, welches Produkt Sie am Ende wählen.
Honorarnoten und Kostenrückerstattung
Die Honorarnote ist das zentrale Dokument. Laut ÖGK sollte sie unter anderem aufgeschlüsselte Leistungen mit Behandlungsdaten, Dauer und Diagnose, Patientendaten, Stempel und einen Zahlungsnachweis enthalten. Prüfen Sie, ob die Software solche Honorarnoten vollständig erzeugt, Zahlungsvermerke unterstützt und ob Sie Texte und Leistungen selbst anpassen können. Fragen Sie auch, wie die Software mit Änderungen von Tarifen oder Anforderungen der Träger umgeht.
Datenschutz: DSGVO, Gesundheitsdaten, Serverstandort, AVV
Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Datenkategorien und sind besonders schutzwürdig. Wenn ein Anbieter Ihre Patientendaten speichert, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter, und Sie benötigen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie konkret: Wo stehen die Server (EU)? Gibt es Unterauftragnehmer außerhalb der EU? Liegt ein AVV vor, und sind technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert? Wie sind Zugriffe, Verschlüsselung und Löschung geregelt?
Online-Terminbuchung
Patient:innen buchen zunehmend gern selbst. Prüfen Sie, ob Buchungsregeln (Dauer, Pufferzeiten, Behandlungsarten) einstellbar sind und ob die Buchungsseite auf dem Smartphone gut funktioniert. Auch hier gilt: Welche Daten werden dabei erhoben?
Erinnerungen
Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS können Ausfälle reduzieren. Klären Sie, welche Kanäle enthalten sind, ob SMS extra kosten und wie Einwilligungen bzw. Datenschutz bei der Erinnerung gehandhabt werden.
Dokumentation
Für MTD-Berufe besteht laut Unternehmensserviceportal eine Dokumentationspflicht, die Unterlagen sind im freiberuflichen Bereich zehn Jahre aufzubewahren (§ 34 MTD-Gesetz). Achten Sie auf strukturierte Behandlungsdokumentation, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Zugriffsrechte und die Möglichkeit, Patient:innen auf Verlangen eine Kopie zu geben.
Team und Gemeinschaftspraxis
Arbeiten mehrere Therapeut:innen in Ihrer Praxis, braucht es Rollen und Rechte, getrennte Kalender und eine Abrechnung pro Therapeut:in. Prüfen Sie, ob Umsätze und Honorarnoten einzelnen Personen zugeordnet werden können und ob Sie Zugriffe beschränken können (nicht jede Mitarbeiterin muss alle Akten sehen).
Kosten, Transparenz und Bindung
Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch Einrichtungskosten, Preise pro Therapeut:in, Kosten für SMS, Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. Ein kostenloser Testzeitraum ohne Zahlungsverpflichtung hilft, Praxistauglichkeit ohne Risiko zu prüfen.
Datenübernahme beim Wechsel und Support
Zwei Fragen für den Ernstfall: Können Sie Ihre Daten jederzeit in einem gängigen Format exportieren? Und gibt es Unterstützung beim Import aus Ihrer bisherigen Lösung oder aus Excel-Listen? Ebenso wichtig ist der Support: Erreichbarkeit, Sprache (Deutsch, österreichischer Kontext), Antwortzeiten und Einschulung.
Häufige Fehler bei der Auswahl
- Nur auf den Preis schauen: Eine günstige Lösung, die keine vollständige Honorarnote erzeugt, kostet im Alltag Zeit.
- Datenschutz als Nebensache behandeln: Fehlt der AVV oder ist der Serverstandort unklar, tragen Sie als Verantwortliche:r das Risiko.
- Zu spät testen: Probieren Sie die Software mit einigen echten Terminen aus, bevor Sie Ihre Patientendaten übertragen.
- Wachstum vergessen: Planen Sie jetzt, ob später weitere Therapeut:innen dazukommen könnten.
Kurze Entscheidungshilfe
- Erstellen Sie eine Liste Ihrer Muss-Kriterien (z. B. Honorarnote, Online-Buchung, Team).
- Fordern Sie von jedem Anbieter AVV und Angaben zum Serverstandort an.
- Testen Sie mit echten Abläufen: Termin, Dokumentation, Honorarnote.
- Prüfen Sie Kosten und Kündigungsbedingungen schriftlich.
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- ÖGK, Kostenerstattung: gesundheitskasse.at
- Datenschutzbehörde, Besondere Datenkategorien: dsb.gv.at
- DSGVO Art. 9 und Art. 28: eur-lex.europa.eu
- USP, MTD-Dokumentationspflicht: usp.gv.at