Umzug zu Praxly – so einfach geht der Wechsel

Du arbeitest mit Papierkarten, Excel oder einer älteren Software und fragst dich, ob sich der Wechsel lohnt – und wie viel Arbeit er macht? Hier siehst du drei Wege, wie du in deinem Tempo umsteigst, ohne dass etwas verloren geht.

Deine Papierkarten bleiben, wie sie sind

Du musst nichts abtippen und nichts wegwerfen. Deine bisherige Dokumentation bewahrst du weiter auf – freiberuflich tätige Therapeut:innen müssen sie ohnehin zehn Jahre aufheben (§ 34 MTD-Gesetz). Ob du einzelne Karten zusätzlich fotografierst oder einscannst und in Praxly an die Patientenakte hängst (PDF oder Foto), entscheidest du selbst.

Drei Wege zum Umstieg – du wählst das Tempo

Weg 1: Sanft neu starten

Du legst nur die Patient:innen an, die gerade bei dir in Behandlung sind – direkt beim nächsten Termin. Alte Karteikarten bleiben im Schrank. Wenn du möchtest, hängst du ein Foto oder einen Scan der Karte an die Patientenakte in Praxly. Neue Termine trägst du ab sofort in Praxly ein; für regelmäßige Behandlungen helfen Serientermine.

Weg 2: Liste importieren – mit Hilfe

Hast du deine Patient:innen schon in Excel, in einer anderen Software oder als Handy-Kontakte? Dann lädst du die Liste selbst verschlüsselt in Praxly hoch. Diese Formate gehen:

• Excel (.xlsx) – eine Excel-Vorlage kannst du in Praxly herunterladen
• CSV- und Textdateien (CSV, TXT, TSV)
• vCard (.vcf/.vcard) – z. B. Kontakte aus Handy, Outlook oder Google
• Kontakt-Exporte aus Google und Outlook (CSV) werden automatisch erkannt
• .ods- und ältere .xls-Dateien bitte vorher als .xlsx speichern

Hakt es beim Zuordnen der Spalten, hilft dir das Praxly-Team schriftlich per E-Mail oder WhatsApp – kostenlos. Auf Wunsch gibt es auch einen Zoom-Termin mit dem Praxly-Team, um die Einrichtung gemeinsam durchzugehen. Schriftlich bleibt der Standard.

Weg 3: Parallel zum Papier testen

Du nutzt Praxly 14 Tage kostenlos neben deinem Papierkalender: zum Beispiel zuerst nur für neue Termine und eine Honorarnote. Passt es nicht, endet der Test ohne Vertragsabschluss automatisch – es wird nichts abgebucht.

Sicher: Patientendaten nie per E-Mail

• Bevor Patientendaten in Praxly kommen, bestätigst du in der App den Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
• Du lädst deine Daten selbst hoch – die Übertragung ist verschlüsselt, die Datenbank liegt in der EU (Frankfurt).
• Schick dem Praxly-Team bitte nie Patientendaten per E-Mail oder WhatsApp. Für Fragen reicht eine Beschreibung oder ein Screenshot ohne Patientendaten.

Und wenn du doch wieder gehst?

Als Inhaber:in exportierst du deine Praxisdaten jederzeit selbst – und nach einer Kündigung noch 30 Tage lang. Praxly ist monatlich kündbar.

Häufige Fragen

Muss ich meine alten Karteikarten abtippen?

Nein. Deine Papierdokumentation bewahrst du weiter auf. Du legst in Praxly nur an, was du ab jetzt brauchst – und kannst einzelne Karten bei Bedarf als Foto oder PDF an die Patientenakte hängen.

Kann ich meine Termine automatisch übernehmen?

Einen automatischen Import für Termine gibt es derzeit nicht. Neue und kommende Termine trägst du in Praxly ein; Serientermine sparen dabei Zeit.

Was, wenn beim Import etwas schiefgeht?

Prüf nach dem Import ein paar Patient:innen stichprobenartig. Deine Originaldatei bleibt unverändert bei dir. Bei Fragen hilft das Praxly-Team schriftlich – ohne dass du Patientendaten per E-Mail schickst.

Wie schnell muss ich umstellen?

Gar nicht schnell. Du kannst Praxly 14 Tage kostenlos neben dem Papier testen und danach Schritt für Schritt umsteigen.

Quellen

• MTD-Gesetz 2024 (§ 34 Dokumentation): ris.bka.gv.at
• Praxly AGB (Testphase, Datenexport): app.praxly.at
• Praxly Auftragsverarbeitungsvertrag: app.praxly.at