Praxissoftware wechseln ohne Datenverlust – so geht’s

Ein Softwarewechsel wirkt aufwendig – vor allem wegen der Patientendaten. Mit einer klaren Reihenfolge lässt er sich so planen, dass nichts verloren geht. Diese Anleitung zeigt die Schritte vom Export bis zur Kündigung.

Warum viele Praxen den Wechsel aufschieben

Viele Therapeut:innen arbeiten seit Jahren mit derselben Software – oder mit Excel-Tabellen –, obwohl sie nicht zufrieden sind. Der häufigste Grund ist die Sorge um die Daten: Was passiert mit den alten Patientendaten? Muss alles neu eingegeben werden? Mit einer guten Vorbereitung lässt sich ein Wechsel so planen, dass keine Daten verloren gehen.

Welche Daten beim Wechsel wichtig sind

• Patientenstammdaten (Name, Geburtsdatum, Kontakt, Sozialversicherungsnummer) – meist als CSV- oder Excel-Export verfügbar.
• Dokumentation und Verlaufsnotizen – je nach Software als PDF oder CSV.
• Honorarnoten – offene und bezahlte, als PDF-Einzeldateien oder Gesamtexport.
• Termine – vergangene und zukünftige, oft als Kalenderdatei (.ics) oder CSV.
• Dokumente und Befunde – als Datei-Download.

Wichtig: Freiberuflich tätige Physiotherapeut:innen müssen ihre Dokumentation zehn Jahre aufbewahren (§ 34 MTD-Gesetz). Diese Pflicht hängt an den Daten, nicht an der Software. Sichern Sie daher alles, bevor Sie den alten Vertrag beenden.

Schritt für Schritt zum Wechsel

Schritt 1: Daten aus dem alten System exportieren

Suchen Sie in Ihrer bisherigen Software nach Export-Funktionen, häufig unter „Einstellungen“, „Datensicherung“ oder „Exportieren“. Exportieren Sie Patientendaten, Honorarnoten, Termine und Dokumente. Tipp: Exportieren Sie vor der Kündigung – bei manchen Anbietern endet der Zugang mit dem Vertragsende.

Bietet die Software keinen Export an, fragen Sie den Anbieter schriftlich danach. Als Praxis sind Sie für die Patientendaten verantwortlich; der Anbieter verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Im Auftragsverarbeitungsvertrag ist geregelt, dass er Ihnen die Daten nach Ende der Leistung zurückgibt oder löscht (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

Schritt 2: Die neue Software in der Testphase prüfen

Nutzen Sie die kostenlose Testphase, um mit einer kleinen Auswahl Ihrer Daten zu testen: Werden alle Felder richtig übernommen? Stimmen Namen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern? Sieht eine Probe-Honorarnote so aus, wie Sie es brauchen?

Schritt 3: Daten importieren

Viele Praxisprogramme bieten einen Import für CSV-Dateien, manche übernehmen den Import auch für Sie. Fragen Sie vor dem Wechsel konkret nach: „Helfen Sie mir beim Übertragen meiner Daten – und in welchem Format brauchen Sie sie?“

Schritt 4: Kurze Parallelphase (optional)

Es kann helfen, beide Systeme für eine Übergangszeit nebeneinander zu nutzen: Neue Termine und Patient:innen nur noch im neuen System, das alte bleibt als Nachschlagewerk. Wie lange das sinnvoll ist, hängt von Ihrer Kündigungsfrist und Ihrem Datenbestand ab.

Schritt 5: Altes System kündigen und Sicherung aufbewahren

Kündigen Sie schriftlich und lassen Sie sich das Vertragsende bestätigen. Bewahren Sie Ihre Datensicherung sicher (verschlüsselt, mit Zugriffsschutz) auf – denken Sie an die zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Worauf Sie beim neuen Anbieter achten sollten

• Export jederzeit: Können Sie Ihre Daten selbst exportieren – auch später wieder?
• Hilfe beim Import: Unterstützt der Anbieter beim Übertragen Ihrer alten Daten?
• Serverstandort und Dienstleister: Wo liegen die Daten, und welche weiteren Dienstleister werden eingesetzt?
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Stellt der Anbieter einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit?
• Honorarnoten für Österreich: Enthalten sie die Angaben, die Ihre Patient:innen für die Kostenerstattung brauchen? Unsere Gratis-Checkliste Honorarnote hilft beim Prüfen.
• Vertragslaufzeit: Ist der Vertrag monatlich kündbar?
• Support: Wie und wie schnell erreichen Sie Hilfe?

Mehr Kriterien finden Sie im Artikel Praxissoftware wählen: 8 Kriterien.

Häufige Sorgen beim Wechsel

„Meine alten Daten sind dann weg.“

Nicht, wenn Sie vor der Kündigung vollständig exportieren und die Sicherung aufbewahren.

„Meine Patient:innen merken davon etwas.“

Meist kaum – außer, dass sich zum Beispiel der Buchungslink oder das Aussehen der Honorarnote ändert. Informieren Sie Stammpatient:innen kurz, wenn sich für sie etwas ändert.

Wechsel zu Praxly: kostenlose Umzugshilfe

Wenn Sie zu Praxly wechseln möchten: Liegen Ihre Patientendaten in Excel oder als CSV-Datei vor, laden Sie sie über den Import verschlüsselt direkt in Praxly hoch; das Praxly-Team hilft Ihnen schriftlich und kostenlos beim Zuordnen. Patientendaten schicken Sie dabei nie per E-Mail. Schreiben Sie an sanna@praxly.at, welches Programm Sie bisher nutzen – bei anderen Formaten wird gemeinsam der einfachste Weg gesucht. Inhaber:innen können ihre Daten in Praxly jederzeit selbst exportieren.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich alte Patientendaten aufbewahren?

Freiberuflich tätige Physiotherapeut:innen müssen die Dokumentation nach § 34 MTD-Gesetz zehn Jahre aufbewahren – unabhängig davon, welche Software Sie nutzen.

Was tun, wenn meine alte Software keinen Export anbietet?

Fragen Sie den Anbieter schriftlich nach einem Export. Als Auftragsverarbeiter muss er Ihnen die Daten nach Ende der Leistung zurückgeben oder löschen, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

Wann sollte ich kündigen?

Erst nachdem Sie alle Daten exportiert und den Import in der neuen Software geprüft haben. Bei manchen Anbietern endet der Zugang mit dem Vertragsende.

Hilft Praxly beim Übertragen der Daten?

Ja. Liegen die Patientendaten in Excel oder als CSV-Datei vor, laden Sie sie verschlüsselt selbst in Praxly hoch, und das Praxly-Team hilft schriftlich und kostenlos beim Zuordnen. Bei anderen Formaten wird gemeinsam der einfachste Weg gesucht.

Quellen

• MTD-Gesetz 2024, BGBl. I Nr. 100/2024 (§ 34 Dokumentation): ris.bka.gv.at
• USP, MTD-Dokumentationspflicht: usp.gv.at
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 28: eur-lex.europa.eu