SMS- und E-Mail-Terminerinnerung in der Praxis: Was darf drinstehen?

Eine Erinnerung am Vortag spart Leerlauf: Weniger vergessene Termine, weniger Telefonate, weniger Streit um Ausfallhonorare. Gleichzeitig steckt in einer Erinnerung mehr, als man denkt. Sie läuft über Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, nennt ein Datum und verrät damit, dass jemand bei dir in Behandlung ist. Dieser Text zeigt, welche Regeln dafür auf den amtlichen Seiten stehen und wie du Erinnerungen sauber aufsetzt.

Die Kurzfassung

• Das Telekommunikationsgesetz verbietet E-Mails und SMS zu Zwecken der Direktwerbung ohne vorherige Einwilligung (§ 174 Abs. 3 TKG 2021, RIS). Eine reine Terminerinnerung ist keine Werbung. Sobald du aber Werbung hineinpackst, greift die Regel.
• Der Verstoß ist eine Verwaltungsübertretung mit Geldstrafe bis zu 50.000 € (§ 188 Abs. 4 Z 28 TKG 2021, RIS).
• Dass jemand Patient:in bei dir ist, zählt zu den Gesundheitsdaten. Dafür gilt das besondere Verbot mit Ausnahmen in Art. 9 DSGVO.
• Praktisch bewährt: eine nachweisbare Zustimmung zur Erinnerung, ein knapper Text ohne Diagnose und ein einfacher Weg, Erinnerungen wieder abzustellen.

Erinnerung oder Werbung?

§ 174 Abs. 3 TKG 2021 sagt: Die Zusendung elektronischer Post, einschließlich SMS, ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, wenn sie zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt. Entscheidend ist also der Zweck der Nachricht.

Das Gesetz kennt zwar eine Ausnahme für Werbung an bestehende Kund:innen (§ 174 Abs. 4 TKG 2021). Sie gilt aber nur unter mehreren gleichzeitigen Bedingungen, unter anderem dem klaren, kostenlosen Widerspruchsrecht bei jeder Nachricht. Wenn du Werbung verschicken willst, hol dir dafür eine eigene Zustimmung und kläre die Details mit deiner Rechtsberatung.

Ebenfalls unzulässig ist Direktwerbung per E-Mail oder SMS, wenn der Absender verschleiert wird oder keine echte Adresse existiert, an die man die Einstellung verlangen kann (§ 174 Abs. 5 TKG 2021). Eine Erinnerung mit klar erkennbarer Praxis als Absender ist auch deshalb die sichere Form.

Gesundheitsdaten: Warum die Erinnerung trotzdem heikel ist

Selbst ohne Werbung bleibt die Datenschutz-Seite. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verbietet grundsätzlich die Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Ausnahmen gibt es unter anderem, wenn die betroffene Person ausdrücklich einwilligt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), oder wenn die Verarbeitung für Zwecke wie Behandlung oder die Verwaltung von Gesundheitssystemen nötig ist, auf einer Rechtsgrundlage beruht und durch Personal erfolgt, das einer Verschwiegenheitspflicht unterliegt (Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO).

Ob eine Terminerinnerung in deiner Praxis allein durch diese zweite Ausnahme gedeckt ist, lässt sich aus den amtlichen Quellen nicht eindeutig für jeden Fall beantworten. Das klärst du mit deiner Datenschutz- oder Rechtsberatung bzw. deiner Berufsvertretung. Die einfache, vorsichtige Praxis lautet: Frag die Patient:innen ausdrücklich, ob sie Erinnerungen bekommen möchten, und halte die Antwort fest.

Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Plane also von Anfang an ein, wie jemand „Bitte keine Erinnerungen mehr“ sagen kann und wie du das in der Patientenkartei vermerkst.

Was gehört in die Nachricht, was nicht?

Je weniger drinsteht, desto weniger kann schiefgehen. SMS und gewöhnliche E-Mails sind keine geschützten Kanäle. Sie können auf dem Sperrbildschirm erscheinen, von Familienmitgliedern gelesen werden oder bei einer alten Nummer bei fremden Personen landen.

Der Praxisname kann selbst eine Information sein (zum Beispiel „Physiotherapie Muster“). Das lässt sich nicht vermeiden, wenn Absender erkennbar sein sollen. Überlege, ob ein neutralerer Kurzname reicht, und kläre das bei Bedarf mit deiner Datenschutzberatung.

Fehlerquellen im Alltag

• Falsche oder alte Nummer. Die Erinnerung geht an eine Fremde. Bestätige Nummer und E-Mail-Adresse beim ersten Termin und aktualisiere sie, wenn Rückläufer kommen.
• Gemeinsame Anschlüsse. Eltern, Partner:innen oder Pflegekräfte lesen mit. Frag bei Minderjährigen und Angehörigen nach, wohin Erinnerungen gehen sollen.
• Kein Beleg für die Zustimmung. Wenn es zur Rückfrage kommt, musst du zeigen können, wer wann zugestimmt hat. Das kann ein Vermerk in der Kartei oder ein angekreuztes Feld im Anmeldebogen sein.
• Erinnerung und Aktionen vermischt. Wirb nicht im selben Text. Sonst wird aus der Erinnerung Direktwerbung.
• Bei Absage keine Rückmeldung. Wenn Patient:innen auf die SMS antworten oder Absagen schicken, muss jemand diesen Kanal lesen.

Checkliste für deine Praxis

1. Frag bei der Aufnahme: „Möchtest du Terminerinnerungen per SMS, per E-Mail oder gar nicht?“ und halte die Antwort mit Datum fest.
2. Prüfe Rufnummer und E-Mail-Adresse beim ersten Termin.
3. Halte den Text kurz: Datum, Uhrzeit, Praxis, Absagefrist, Kontakt.
4. Lass Diagnose, Behandlung und Werbung weg.
5. Gib an, wie man Erinnerungen abbestellt, und setze das sofort um.
6. Erwähne die Erinnerung in deiner Datenschutzinformation für Patient:innen.
7. Halte deine Kartei aktuell, damit Widerrufe auch ankommen.

Wie Praxly dabei unterstützt

Praxly verschickt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail, verwaltet Termine und Dokumentation und stellt Honorarnoten mit den Angaben für die Kostenerstattung aus. Die Daten liegen in Frankfurt (EU), den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt du direkt in der App ab. 14 Tage testen, danach 150 € pro Monat, monatlich kündbar.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine Terminerinnerung eine Einwilligung?

Nach § 174 Abs. 3 TKG 2021 ist sie für Nachrichten zu Werbezwecken nötig. Eine reine Terminerinnerung nennt der Gesetzestext nicht. Weil sie aber Gesundheitsdaten berührt, ist eine ausdrückliche Zustimmung der sichere Weg. Die genaue Rechtsgrundlage für deine Praxis klärst du mit deiner Datenschutz- oder Rechtsberatung.

Darf ich in der Erinnerung die Behandlung nennen?

Das ist nicht nötig und eher riskant. Datum, Uhrzeit und Praxis genügen. Je weniger Gesundheitsbezug, desto weniger Schaden bei einer Fehlzustellung.

Was passiert, wenn ich Werbung ohne Einwilligung per SMS schicke?

Das ist eine Verwaltungsübertretung mit Geldstrafe bis zu 50.000 € (§ 188 Abs. 4 Z 28 TKG 2021).

Wie lange muss ich Zustimmungen aufbewahren?

Dazu nennen die geprüften Quellen keine feste Frist. Frag deine Datenschutzberatung oder Berufsvertretung. Vermerke Zustimmung und Widerruf jedenfalls mit Datum.

Quellen

• § 174 TKG 2021 (unerbetene Nachrichten) und § 188 TKG 2021 (Verwaltungsstrafbestimmungen), Rechtsinformationssystem des Bundes: ris.bka.gv.at
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 7 Abs. 3 und Art. 9: eur-lex.europa.eu
• Datenschutzbehörde (Informationen für Verantwortliche): dsb.gv.at