Registrierkasse und Beleg in der Wahlpraxis: Was gilt für dich?

Als Wahltherapeut:in schreibst du Honorarnoten und deine Patient:innen zahlen zunächst selbst. Viele zahlen gleich nach der Behandlung: bar, mit Bankomatkarte oder mit dem Handy. Genau dann taucht die Frage auf, ob du eine Registrierkasse brauchst und was du ausstellen musst. Dieser Text fasst zusammen, was auf den amtlichen Seiten dazu steht.

Die Kurzfassung

• Eine Registrierkasse ist nur Pflicht, wenn beide Grenzen überschritten sind: Jahresumsatz je Betrieb über 15.000 € und Barumsätze über 7.500 € im Jahr (§ 131b BAO). Beide Grenzen sind netto, also ohne Umsatzsteuer (BMF-Erlass).
• Karten- und Handyzahlungen vor Ort zählen als „bar“. Eine spätere Überweisung, Online-Banking, PayPal oder eine Kartenzahlung über das Internet, die nicht vor Ort erfolgt, zählt nicht (BMF-Erlass).
• Eine Belegpflicht gilt schon ab dem ersten Barumsatz, auch ohne Registrierkasse (usp.gv.at). Sie gilt auch bei Umsatzsteuerbefreiung und unter der Kleinunternehmergrenze (BMF-Erlass).

Wann besteht die Registrierkassenpflicht?

Das Gesetz knüpft die Pflicht an zwei Bedingungen. Der Jahresumsatz je Betrieb muss 15.000 € überschreiten und die Barumsätze müssen 7.500 € im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 BAO, RIS). Erst wenn beide Grenzen überschritten sind, musst du jeden Barumsatz mit einer Registrierkasse erfassen.

Beide Grenzen gelten netto, also ohne Umsatzsteuer. Das stellt der Erlass des Finanzministeriums ausdrücklich klar: Bei der Jahresumsatzgrenze von 15.000 € und bei der Barumsatzgrenze von 7.500 € ist immer vom Nettoumsatz auszugehen (BMF-Erlass, Abschnitt 6.2.1.8).

Die Pflicht beginnt nicht sofort. Sie startet mit dem Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Grenzen erstmals überschritten hast (§ 131b Abs. 3 BAO). Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat, bei Kleinunternehmer:innen ohne Voranmeldung das Quartal (BMF-Erlass). Beispiel aus dem Erlass: Grenzen erstmals im Jänner 2016 überschritten, Pflicht ab 1. Mai 2016. Du hast also etwas Vorlauf, um eine Kasse einzurichten.

Was zählt als Barumsatz?

Nach § 131b Abs. 1 Z 3 BAO sind Barumsätze Umsätze, bei denen das Entgelt bar bezahlt wird. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, außerdem Barschecks sowie Gutscheine und Bons, die du selbst ausgibst und an Geldes statt annimmst. Laut BMF-Erlass zählt die Kartenzahlung dann, wenn sie vor Ort erfolgt, also im Beisein der leistenden Person. Nicht als Barzahlung gelten Online-Banking-Überweisung, PayPal, Einziehungsaufträge und Zahlungen über das Internet mit Karte, die nicht vor Ort erfolgen.

Praktisch heißt das: Wer seine Honorarnoten immer erst nach der Behandlung per Überweisung zahlen lässt, hat keine Barumsätze. Sobald du aber vor Ort kassierst, zählt das mit. Ein Zahlungslink, den Patient:innen später von zu Hause öffnen, ist demnach keine Zahlung vor Ort. Bei Mischformen, etwa einem Link, der in der Praxis beim Termin bezahlt wird, klärst du die Einordnung mit deiner Steuerberatung.

Die Belegpflicht gilt auch ohne Kasse

Unabhängig von der Registrierkassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht ab dem ersten Barumsatz. Du musst einen Beleg anbieten. Patient:innen können ihn ablehnen, die Pflicht ist erfüllt, wenn du ihn anbietest (usp.gv.at). Elektronische Belege per E-Mail oder Download sind erlaubt, wenn sie tatsächlich bei der Empfängerin oder dem Empfänger ankommen (WKO).

Der Beleg braucht laut WKO mindestens:

• Bezeichnung des leistenden Unternehmens
• fortlaufende, einmalig vergebene Nummer
• Tag der Ausstellung
• Menge und übliche Bezeichnung der Leistung
• Betrag der Barzahlung

Bei Kassen mit Sicherheitseinrichtung kommen weitere Angaben dazu, etwa Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit und ein maschinenlesbarer Code (WKO).

Aufbewahrung und Strafe

Von jedem Beleg musst du eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung aufbewahren, und zwar sieben Jahre wie die übrigen Buchhaltungsunterlagen (WKO; usp.gv.at). Wer eine nötige Registrierkasse nicht nutzt oder ohne technische Sicherheitseinrichtung betreibt, begeht laut usp.gv.at eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 €.

Ausnahmen, die für Praxen oft nicht passen

Die bekannten Ausnahmen betreffen vor allem Verkäufe im Freien („Kalte-Hände-Regelung“, bis 45.000 € netto Jahresumsatz laut BMF-Erlass) und Online-Plattformen ohne Barzahlung. Beide sind für eine Praxis mit festen Räumen nur selten passend. Die Erleichterung für Umsätze im Freien gilt für Umsätze von Haus zu Haus oder an öffentlichen Orten, nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten (§ 2 BarUV 2015). Ob Hausbesuche als Therapeut:in darunter fallen, nennt der Erlass nicht ausdrücklich. Kläre das mit deiner Steuerberatung.

Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, zum Beispiel Hausbesuche, gibt es eine andere Erleichterung (§ 7 BarUV 2015): Bist du registrierkassenpflichtig, musst du diese Umsätze nicht sofort erfassen, sondern darfst sie ohne unnötigen Aufschub nach der Rückkehr in die Betriebsstätte in der Kasse erfassen. Du gibst bei Barzahlung einen Beleg aus und bewahrst eine Durchschrift auf. Der Erlass nennt als Beispiel Hausbesuche von Ärzt:innen.

Checkliste für deine Praxis

1. Schätze deinen Jahresumsatz und den Anteil, der vor Ort bar oder mit Karte bezahlt wird.
2. Liegen beide Werte über den Grenzen (15.000 € und 7.500 €)? Dann plane eine Registrierkasse ein.
3. Stelle für jede Barzahlung einen Beleg aus oder biete ihn an.
4. Bewahre Belege sieben Jahre auf.
5. Frage bei Unsicherheit das Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Und Praxly?

Praxly ist keine Registrierkasse. Es erstellt Honorarnoten mit den Angaben für die Kostenerstattung und verwaltet Termine, Online-Buchung, SMS- und E-Mail-Erinnerungen und Dokumentation. Die Daten liegen in Frankfurt (EU), die Auftragsverarbeitung (AVV) ist in der App abrufbar. 14 Tage testen, danach 150 € pro Monat, monatlich kündbar.

Häufige Fragen

Muss ich eine Registrierkasse haben, wenn ich umsatzsteuerbefreit bin?

Ja, die Pflicht gilt trotzdem. Der BMF-Erlass sagt, die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt für Unternehmer:innen unabhängig davon, ob deren Umsätze echt oder unecht von der Umsatzsteuer befreit sind. Auch Kleinunternehmer:innen sind nicht ausgenommen. Die Belegpflicht gilt ausdrücklich auch unter der Kleinunternehmergrenze. Es zählen allein die Grenzen von 15.000 € und 7.500 € netto.

Zählt die Zahlung per Bankomatkarte als Barumsatz?

Ja, nach § 131b BAO gilt die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte als Barzahlung.

Ich stelle nur Honorarnoten aus, die per Überweisung bezahlt werden. Brauche ich einen Beleg?

Nachträgliche Zahlungen per E-Banking oder Erlagschein sind laut usp.gv.at keine Barumsätze. Die Honorarnote selbst brauchst du ohnehin für die Kostenerstattung deiner Patient:innen.

Wo melde ich eine Registrierkasse an?

Die Registrierung läuft über FinanzOnline. Registriert werden die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und die Registrierkasse. Beides sowie die Prüfung des Startbelegs müssen spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung abgeschlossen sein (§ 6 Abs. 3 RKSV, BMF-Erlass Abschnitt 3.5.1). Die Einzelschritte klärst du mit dem Kassenanbieter oder deiner Steuerberatung.

Quellen

• RIS, § 131b BAO: ris.bka.gv.at
• usp.gv.at, Registrierkassenpflicht: usp.gv.at
• usp.gv.at, Barumsatz: usp.gv.at
• usp.gv.at, Kalte-Hände-Regelung: usp.gv.at
• BMF, Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (BMF-AV Nr. 2/2026): findok.bmf.gv.at
• RIS, Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015, BGBl. II Nr. 247/2015): ris.bka.gv.at
• WKO, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht: wko.at
• WKO, Informationen für Gesundheitsberufe: wko.at