Papier-Karteikarten digitalisieren – was ist erlaubt?

Viele Praxen haben jahrelang auf Papier dokumentiert. Beim Umstieg auf eine Praxissoftware stellt sich die Frage: Muss ich die alten Karten digitalisieren – und darf ich das Papier danach wegwerfen? Hier steht, was gesichert ist und was Sie fachlich klären sollten.

Was sicher gilt: 10 Jahre Aufbewahrung

Physiotherapeut:innen, Ergotherapeut:innen und Logopäd:innen müssen die gesetzten Maßnahmen dokumentieren (§ 34 MTD-Gesetz). Wer freiberuflich tätig ist, muss diese Dokumentation zehn Jahre aufbewahren. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, welche Software Sie nutzen.

Karteikarten digitalisieren: so geht es praktisch

• Scan oder Foto als Anhang: Eine Karte wird gescannt oder mit dem Handy fotografiert und als PDF oder Bild an die jeweilige Patientenakte gehängt. Ein klarer Dateiname (z. B. mit Datum) hilft beim späteren Finden.
• Lesbarkeit prüfen: Kontrollieren Sie nach dem Scannen, ob alle Einträge vollständig und lesbar sind – auch Rückseiten und Randnotizen.
• Schrittweise statt alles auf einmal: Viele beginnen mit den Karten der Patient:innen, die gerade in Behandlung sind.

Datenschutz beim Digitalisieren

Karteikarten enthalten Gesundheitsdaten, die nach der DSGVO besonders geschützt sind (Art. 9 DSGVO). Beim Digitalisieren gilt daher:

• Scans nur auf geschützten Geräten bzw. in einer gesicherten Praxissoftware speichern – nicht in privaten Cloud-Ordnern oder Messenger-Chats.
• Wenn ein Software-Anbieter die Daten speichert, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
• Angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsschutz und Verschlüsselung treffen (Art. 32 DSGVO).
• Scans nicht per E-Mail verschicken.

Offen: Dürfen die Papieroriginale danach weg?

Diese Frage beantwortet dieser Artikel bewusst nicht. Ob ein Scan das Papieroriginal für die zehnjährige Aufbewahrung ersetzen kann, lässt sich aus den hier verwendeten Quellen nicht sicher ableiten. Bitte klären Sie das fachlich – zum Beispiel mit Ihrem Berufsverband oder einer Rechtsberatung –, bevor Sie Originale vernichten. Bis dahin ist der sichere Weg: Original aufbewahren, Scan zusätzlich nutzen.

Und die Vernichtung nach Ablauf der Frist?

Wenn Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht vernichtet werden, muss das so geschehen, dass niemand die Gesundheitsdaten mehr lesen kann. Offen: Konkrete Vorgaben zur Art der Vernichtung nennt dieser Artikel nicht – bitte ebenfalls fachlich klären.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Karteikarten aufbewahren?

Freiberuflich tätige Physiotherapeut:innen, Ergotherapeut:innen und Logopäd:innen müssen die Dokumentation nach § 34 MTD-Gesetz zehn Jahre aufbewahren.

Darf ich Karteikarten einscannen?

Ja, als zusätzliche digitale Kopie zum Beispiel an der Patientenakte. Achten Sie dabei auf den Datenschutz: geschützte Speicherung, Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter, kein Versand per E-Mail.

Darf ich die Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?

Das beantwortet dieser Artikel bewusst nicht. Bitte klären Sie das fachlich mit Ihrem Berufsverband oder einer Rechtsberatung. Bis dahin gilt: Original aufbewahren.

Quellen

• MTD-Gesetz 2024 (§ 34 Dokumentation): ris.bka.gv.at
• USP, MTD-Dokumentationspflicht: usp.gv.at
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 9, 28, 32: eur-lex.europa.eu